Какие расходы могут включаться в квартальную декларацию по НДС, а какие должны быть исключены?
Прежде всего, отмечают эксперты, важно различать НДС и НДФЛ, поскольку вычеты в этих налогах работают по-разному. Правила вычетов НДС иногда настолько запутаны, что самозанятые работники иногда не знают, является ли форма вычета их расходов в налоговых декларациях корректна или нет.
На данный момент закон определяет только то, что ни в коем случае не подлежит вычету, например, ювелирные изделия, табак, дарения и другие личные расходы. По общему правилу, статья 95 Закона об НДС гласит в пункте первом, что «предприниматели не могут вычитать НДС, уплаченный при приобретении или импорте товаров или услуг, которые не имеют прямого отношения к их экономической деятельности».
Исходя из этого нужно отталкиваться от вида деятельности предпринимателя с тем, чтобы решить учет каких расходов может вызвать дискуссию с Налоговым Агентством, а каких подлежит вычету без большого риска получения требований: «Расходы, которые Налоговая однозначно признает, это те, которые связаны непосредственно с деятельностью предпринимателя. Если он занимается электронной коммерцией, покупает и продает товары, то все, что покупается, а затем продается - будь то тренажеры, мобильные телефоны или любой другой вид продукции - будет вычитаться в декларации по НДС», - уточняют специалисты.
Поэтому, все расходы, связь которых с бизнесом сомнительна, могут стать причиной конфликта. Учитывая вышесказанное, перечислим расходы, которые вызывают проблемы с налоговыми органами и какие нет, а также исключения, которые предусмотрены в некоторых случаях, например, покупка автомобиля или затраты на питание.
Расходы, допускаемые Налоговой для вычета
По словам экспертов, Налоговое Агентство обычно принимает вычеты, которые по своей природе легко доказуемые как те, что связанные с деятельностью. «От компьютерного программного обеспечения до офисной мебели, материалов или инструментов и профессиональных услуг. В таких случаях запросы от налоговых органов поступают крайне редко, поскольку легко доказать, что стол в офисе предназначен именно для этой деятельности. Но следует руководствоваться здравым смыслом, поскольку вычет затрат, к примеру, за мраморный обеденный стол, очевидно, может поставить под сомнение корректность вычета, в последствии чего можно ожидать запроса от Налоговой» - утверждают налоговые юристы.
Таким образом, есть некоторые расходы, которые обычно не вызывают проблем с инспекцией так, как имеют прямую связь с деятельностью предпринимателя и, что самое важное, только при наличии полноценного счета-фактуры по данным затратам.
Это основные из них:
- Материалы и товары, необходимые для бизнеса, от компьютера до фена
Материалы и продукты, необходимые для развития деятельности, которые были приобретены в текущем квартале, подлежат вычету. Фактически, эти расходы обычно составляют наибольшую сумму вычетов для большинства самозанятых лиц. Нелегко определить, какие материалы или продукты подлежат вычету, поскольку в данном случае это полностью зависит от типа бизнеса, которым занимается индивидуальный предприниматель.
Покупка компьютера заслуживает отдельного внимания. Его вычет не относится исключительно к таким видам деятельности, как продажи, страховые агенты, консультанты или менеджеры, как можно было бы подумать. Практически любой самозанятый человек может вычесть расходы на покупку компьютера и прочих периферийных устройств. Сегодня его можно считать необходимым для всех видов деятельности, поскольку каждый индивидуальный предприниматель нуждается в продвижении своего бренда или бизнеса в Интернете, а также вести бухгалтерию, выставлять счета или следить за электронной почтой.
Тем не менее, это не относится ко всем видам активов, которые может приобрести самозанятый работник, поскольку налоговым органам будет трудно обосновать, например, приобретение станка для монтажа колес консалтинговой фирмой, в то время, когда у ремонтной мастерской при таком приобретении проблем не возникнет.
Если отвлечься от понятия затрат по активам и переключиться на другие расходы бизнеса, то для владельца бара будет вполне адекватным вычет НДС при покупке продуктов питания, что никак не относится к индивидуальным предпринимателям, на пример, в сфере транспорта или моды.
С другой стороны, любой индивидуальный предприниматель может вычесть расходы на канцелярские принадлежности, такие как блокноты, ручки или папки.
- Бухгалтерские услуги или другие необходимые затраты на услуги третьих лиц
Один из немногих видов расходов, вычет которых никогда не является проблемой для самозанятых лиц — это услуги бухгалтера. Такого рода расходы напрямую связаны с деятельностью, которую осуществляет самозанятый работник.
Многие предприниматели до сих пор не знают, что они могут вычитать свои расходы на питание, хотя это было одной из новых особенностей Закона о срочных реформах самозанятости, который вступил в силу еще в январе 2018 года. Однако следует помнить, что вычет этих расходов возможен при условии, что сам процесс питания осуществляется не в домашних условиях а оплата производилась банковской картой и в наличии имеется чек.
Раздел С статьи 11, в котором предусмотрен вычет расходов на питание, устанавливает условия данного вычета и гласит, что «собственные расходы налогоплательщика на питание, понесенные в ходе хозяйственной деятельности, подлежат вычету при условии, что они произведены в заведениях общественного питания и гостиницах и оплачены с использованием любых электронных средств платежа, с учетом установленных нормативными актами пределов для суточных расходов на питание работников».
В нормативных актах очень четко прописаны суммы, которые могут быть включены. Самозанятые лица могут вычесть до 26,67 евро в день на расходы на питание на территории Испании и 48,08 евро за ее границами. Несмотря на это, эксперты предупреждают, что все, что связано с ресторанами, подлежит проверке, так что в этих расходах, хотя и существует нормативная поддержка, очень важно всегда сохранять счет-фактуру и, кроме того, избегать, чтобы эти обеды были вне рабочих дней и часов.
- Покупка транспортного средства (вычет до 50% НДС)
Несмотря на то, что затраты на транспортные средства являются во многих случаях причиной конфликта между предпринимателем и Налоговой, то, что касается вычета НДС при покупке транспорта, проблем не наблюдается «до тех пор, пока включается только половина суммы НДС. Налоговое агентство почти никогда не проверяет эти расходы, так как обычно допускает, что 50% от суммы покупки автомобиля автоматически вычитается, но при условии, что в наличии имеется инвойс данного приобретения и оно находится в пределах разумного. А то есть, если индивидуальный предприниматель вычитает НДС с покупки автомобиля марки Ламборгини, то, скорее всего, даже если учтено только 50% суммы, инспекции со стороны налоговых органов не избежать», - по словам экспертов.
Другое дело расходы, связанные с автомобилем - топливо или обслуживание. Есть администрации, которые следуют тем же критериям, что и при покупке, поэтому применяют ту же ставку, т.е. они разрешают, вычет 50% топлива и 50% расходов на ремонт. Однако в данном случае существует риск, что администрация, проверяющая декларацию, не следует этому критерию.
- Реклама и визитные карточки
Расходы на рекламу вашего бренда или вашего бизнеса подлежат вычету. Если, например, индивидуальный предприниматель инвестирует определенную сумму в рекламу на Facebook или любой другой вид рекламы, он может включить эти расходы в свою декларацию как вычитаемые. Кроме того, специалисты могут вычесть НДС по расходам на создание визитных карточек для продвижения своего личного или коммерческого бренда.
Но будьте осторожны: реклама — это не то же самое, что общественный/социальный пиар в отношении вычета НДС. Представительские расходы, такие как обед с клиентом, по-прежнему вызывают много проблем с налоговыми органами.
Посещение ярмарок или мероприятий, связанных с вашей деятельностью
Многие самозанятые люди часто посещают торговые ярмарки или мероприятия, связанные с их бизнесом, в качестве покупателя или участника. Если они непосредственно связаны с отраслью и могут быть обоснованы как таковые, они подлежат вычету.
Билеты на ярмарки, конгрессы и другие мероприятия, которые могут быть интересны для вашего бизнеса, также могут быть включены в обоснованные расходы, и, следовательно, можно вычесть НДС при наличии счета-фактуры, или занести их в расходы, если есть квитанция".
Подписка на профессиональные журналы и обучение для повышения квалификации
Как и в случае с посещением торговых выставок и мероприятий, регистрация и оплата журналов и даже информационных веб-сайтов подлежат вычету. Однако при условии, что они непосредственно связаны с деятельностью, осуществляемой предпринимателем.
Кроме того, посещение частных курсов, на которых предприниматель обучается в своей отрасли, вычитается без особых проблем.
Интернет и офисный стационарный телефон
Интернет и мобильная связь — это расходы, которые сами по себе могут быть классифицированы как конфликтные из-за сложности доказательства исключительного использования в профессиональных целях, есть одно исключение: линии, которые используются только в офисе или на территории предприятия. Это касается стационарных телефонов и интернета, к примеру, в ресторане или юридической фирме.
По мнению консультантов и экспертов в данной области, вычет всех вышеперечисленных расходов обычно не вызывает проблем при подаче налоговой декларации. Однако верно, что лишь некоторые расходы можно вычесть с нулевым риском.
Расходы самозанятых граждан, в вычете которых налоговые органы часто отказывают
Теоретически закон ясен и лишь уточняет, что некоторые расходы не могут быть вычтены, что, на первый взгляд, кажется очевидным, поскольку они вряд ли могут быть связаны с развитием деятельности, например:
- Ювелирные изделия
- Продукты питания, напитки и табак для собственного потребления.
- Развлекательные и рекреационные услуги.
- Путешествия, услуги гостиниц и ресторанов, если только они не являются вычитаемыми расходами по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) или подоходному налогу предприятий (IS).
Однако на практике эксперты утверждают, что количество расходов, которые обычно отклоняются налоговыми органами, гораздо выше. Априори это можно объяснить тем, что по закону вычету подлежат только те расходы, которые непосредственно связаны с деятельностью самозанятого работника. Однако проблема возникает во второй части, которая заключается в том, что, даже если они непосредственно связаны с деятельностью, в случае проверки именно налогоплательщик должен доказать, что это так. Существует длинный список расходов, для которых это практически невозможно: как вы докажете, что вам, как индивидуальному предпринимателю, нужен костюм для встречи с клиентом, но вы не собираетесь использовать этот костюм для вечеринки?
Здесь вступает в силу второе общее правило: любые расходы, которые не могут быть на 100% обоснованы как понесенные в связи с деятельностью индивидуального предпринимателя, не должны декларироваться. По мнению экспертов, существует не так много вычетов, которые невозможны, но есть довольно много вычетов, которые трудно обосновать. Это не более и не менее, чем те, которые не соответствуют принципу соотношения расходов и деятельности.
Самозанятому человеку довольно сложно обосновать использование мобильного телефона только в деловых целях. Во многих случаях, чтобы обосновать вычет этих расходов, налоговые органы требовали доказательств того, что звонки были обусловлены деятельностью, т.е. что они были сделаны клиентам, или что они были сделаны только в рабочие дни, что часто бывает невыполнимо, даже если у вас есть второй мобильный телефон только для деловых целей. Как вы сможете доказать, что все звонки были осуществлены клиентам? А как насчет звонков, сделанных по любой причине в нерабочие дни?
Проще говоря, данный расход является одним из видов тех, что налоговые органы в последнее время отклоняют чаще всего.
В случае с рабочей одеждой эксперты различают два типа рабочей одежды: рабочая одежда, которая является специфической и характерной для той или иной профессии, и рабочая одежда, которая таковой не является. В первом случае, «если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, заведующим механической мастерской, и покупаете спецодежду для своей деятельности, большой проблемы не возникнет. Во втором случае, если вы покупаете костюм, даже если вы собираетесь использовать его для обеда с клиентами или чего-то, связанного с бизнесом, его вычет всегда будет причиной конфликта», - уточняют эксперты.
- Расходы, связанные с поездками, такси или транспортными средствами, включая парковку
Расходы, связанные с транспортными средствами, также зачастую очень трудно обосновать, ведь, как правило, сам характер расходов этого не позволяет. Это касается топлива, ремонта автомобиля, оплаты за проезд или парковку. Налоговые органы обычно ставят под сомнение такие покупки, поскольку практически невозможно доказать, что топливо транспортного средства было использовано исключительно только для развития деятельности. То же самое относится и к ремонту; нет неопровержимых доказательств того, что эти расходы были существенными для развития деятельности.
- Вычет НДС в размере 100 % при покупке транспортного средства
Если вычет 50% от стоимости покупки автомобиля обычно не вызывает больших проблем с налоговыми органами, то вычет 100% НДС — это почти всегда проигрышная битва для предпринимателей. Единственным исключением может быть случай, когда самозанятый работник является профессионалом, который занимается исключительно деятельностью, связанной с транспортом. Если быть еще более конкретным, то налоговые органы предусматривают ряд случаев, когда можно вычесть 100% НДС при покупке транспортного средства.
- Транспортные средства, используемые для перевозки грузов
- Транспортные средства для оказания услуг по перевозке пассажиров за вознаграждение (например, таксисты).
- Транспортные средства, для предоставления услуг по обучению вождения (например, автомобили автошкол).
- Утилитарные автомобили, используемые для тестирования, испытаний, демонстрации или рекламы продаж.
- Автомобили, используемые для деловых поездок представителей или коммерсантов.
- Транспортные средства, используемые в службах наблюдения и безопасности.
- Расходы на представительство
Несмотря на прошлогоднее постановление Верховного суда, поддержавшее вычет в налоге на прибыль предприятий представительских расходов на клиентов (приглашения в рестораны, поездки и т.д.), в плане вычета НДС эти расходы продолжают порождать множество проблем.
Представительские расходы, как таковые, и так с трудом поддаются вычету по НДС, а любые расходы с пониженной ставкой НДС 10% - как в случае с ресторанами – можно вовсе считать нецелесообразными в квартальных декларациях. Фактически, они являются одной из наиболее частых причин для проверки, поэтому желательно, чтобы все выплаты были очень хорошо аккредитованы.
Доказательства, которые могут быть предоставлены предпринимателем для обоснования вычета расходов
Когда речь идет об обосновании расходов, правила гласят, что «любые допустимые законом средства доказательства» будут действительны для обоснования вычета расходов. Самой сложной миссией для бухгалтеров, адвокатов и менеджеров индивидуальных предпринимателей заключается в доказательстве существования сомнительных затрат, а также в обосновании их связанности с деятельностью предпринимателя предоставляя в Налоговую Службу такие необычные и личные доказательства, как фотографии разговора после ужина в ресторане между индивидуальным предпринимателем и его клиентом, сообщения Whatsapp или даже голосовые заметки. «Подойдут любые документальные свидетельства, какие только можно представить. На самом деле, они часто очень необходимы, потому что счета-фактуры недостаточно для Налогового Агентства в 80% случаев», - объясняют эксперты.
Это некоторые из видов доказательств, которые могут быть представлены с целью доказательств в разных случаях:
- Сообщение Whatsapp или SMS
- Электронное письмо, информирующее клиента, например, о том, что вы собираетесь пригласить его на обед/ужин
- Телефонный звонок
- Фотография, например, на обеде с клиентом или в офисе, если нужно доказать, что сомнительный купленный предмет мебели находится в кабинете.
- Видео, чтобы показать, что предприниматель был в определенном месте или с определенным человеком
- Голосовое сообщение, информирующее, например, адвоката или менеджера о предстоящей встрече
- Парковочный талон с регистрацией номерного знака автомобиля
- Геолокация телефона или автомобиля, чтобы доказать, что предприниматель путешествовал или ехал в определенное место
- Банковский перевод
- Квитанция (если возможно с наименованием) об оплате через Bizum
- Пост или сообщение в социальных сетях об организации какого-либо мероприятия, рождественского ужина в компании...
Команда MANAGE PRIME рекомендует быть очень осторожными при подаче сомнительных счетов-фактур, именно поэтому мы подготовили эту статью, чтобы любой самозанятый работник мог ознакомиться с ней и оценить возможность проверки Налоговым Агентством в каждом конкретном случае.
Учитывая все вышесказанное, мы приглашаем вас проконсультироваться по вашему делу в индивидуальном порядке в соответствии с вашей экономической деятельностью.